fbpx

Produtividade e integrações de sistemas

Ezok Inteligência Artificial

Produtividade e integrações de sistemas

06/06/2020 CEO 0
Cinco pessoas junto a mão no centro indicando união por algum objetivo

No decorrer do seu funcionamento, muitas empresas acabam utilizando diferentes sistemas de gestão para seus setores. Isso porque, na maioria das vezes, cada área da organização realiza a adoção de sistemas que sejam criados para as suas necessidades e que sejam compatíveis com as tarefas do dia a dia do setor. Por fim, a empresa acaba tendo diferentes sistemas aos mesmo tempo. De gestão de estoque à contas a pagar, de vendas à contabilidade, e por aí vai.

A utilização de sistemas operacionais é realidade na maior parte das empresas que apostam na tecnologia para otimizar seus processos. Para acompanhar a evolução do negócio, estas plataformas tecnológicas de trabalho também precisam ser modernizadas a cada tempo.

Até aí, tudo bem. Afinal, esta é uma prática muito comum. O problema começa quando entende-se que estes sistemas não são interligados e, por este motivo, não possuem a troca de informações necessárias para o acompanhamento adequado de todos os processos da empresa, comprometendo a velocidade do fluxo de trabalho de todos os colaboradores e, inclusive, da visão apurada dos resultados obtidos pela companhia.

Assim, surge a necessidade de garantir que todos os sistemas utilizados conversem entre si e permitam a troca de informações entre todos os que fazem parte da rotina produtiva, de forma simples e eficaz. E é aí que entra em cena a integração entre sistemas, uma solução para otimizar as rotinas operacionais e aumentar a produtividade.

O que acontece neste caso, é a integração dos sistemas presentes utilizando um banco de dados em comum que proporcionará um ambiente onde as informações que precisam ser interligadas sejam visíveis em um mesmo espaço. No processo, também pode ser optado pelo uso de plataformas online, onde todo o banco de dados da empresa é armazenado em nuvem, permitindo uma acessibilidade melhor das informações, além da segurança e confiabilidade dos dados. Ao escolher a integração online, o processo mais indicado é que este movimento aconteça via API, o que garante maior velocidade na troca dos dados. 

Quais são as principais vantagens da integração de sistemas?

– Redução de custos operacionais e retrabalho;

– Melhora da produtividade de toda a cadeia de trabalho;

– Melhor integração entre setores otimizando os processos possíveis;

– Gestão inteligente de estoque;

– Menos tempo de resposta às demandas do consumidor;

– Redução de falhas e de duplicidade de dados;

– Diminuição da burocracia e;

– Monitoramento mais eficaz da infraestrutura informacional da empresa.

Vale reforçar que para que todos estes benefícios possam ser colhidos de maneira satisfatória, este processo de mudança está diretamente ligado ao formato de trabalho da equipe e por isso, a implantação de um novo sistema deve seguir algumas orientações que dividimos aqui em três macro etapas. São elas:

1) Mapeamento de todos processos da empresa: a primeira tarefa objetiva identificar todas as etapas do processo de trabalho dos setores da empresa e as possíveis falhas inerentes ao método utilizado no momento, ou seja, sem a integração, desenhando pós-implantação o novo fluxo com as melhorias necessárias.

2) Capacitação da equipe: treinar os colaboradores é extremamente essencial uma vez que a mudança pode trazer um grande impacto no formato de trabalho. Certamente, um sistema bem construído, porém, conduzido por um time que não esteja preparado, fará o negócio permanecer num ciclo incorreto. 

3) Avaliar e monitorar os resultados da integração de sistemas: pós implantação é necessário compreender se o modelo escolhido está possibilitando bons resultados. Aqui, o método PDCA, por exemplo, pode ser aplicado para que a área estratégica da empresa desenvolva um controle contínuo sempre em busca de novas oportunidades de melhoria.

O investimento na integração dos sistemas permitem a otimização e colaboração mais produtiva entre as equipes dentro da empresa, melhorando o fluxo como um todo o que, consequentemente, irá melhorar a experiência do seu consumidor lá na ponta. Certamente que a seleção do melhor método de integração dependerá dos objetivos do seu negócio, mas seja ele qual for, com certeza trará bons frutos para os seus resultados e sucesso.